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Experten-Interview: Fluglogistik zu Automobil-Events

29 Aug 2016

Alleine in diesem Jahr hat Air Partner bereits für über 50 Automobil-Events Flüge organisiert. Markus Hilchenbach, Product Manager Automotive Europe, verrät Ihnen, welche Destinationen für Automobil-Events besonders nachgefragt sind und was bei der Organisation im Vorfeld zu beachten ist.


Red.: Welche Destinationen sind für Automobil-Events besonders beliebt? Und aus welchen Gründen?

M. Hilchenbach: Im Winter – ganz klassisch die Mittelmeerregion: Spanien, Portugal, Südfrankreich und Italien. Auch Griechenland war in den vergangenen zwei Jahren mit zwei Großprojekten bei uns im Portfolio.

Spanien ist hier seit vielen Jahren eine Topdestination. Städte wie Barcelona, Palma de Mallorca und Valencia bieten eine hervorragende Infrastruktur. Viele DMC´s, Agenturen und Hotels sind erfahren in der Vorbereitung und Umsetzung großer Veranstaltungen. Nicht zuletzt ist es für uns wichtig, dass auch die Flughäfen mit den Abläufen vertraut sind und gut mit uns kooperieren. Das erleichtert die Umsetzung spezieller Wünsche wie Off-Airport-Check-in´s, Gatebuffets, Abfertigung an speziellen Gates etc. ungemein.

Kleinere Events mit weniger Gästen haben es einfacher in der Auswahl der Veranstaltungsziele. Hier lässt sich ein Trend hin zu Orten, wie Bilbao, Reykjavik, Montpellier oder Zadar in Kroation erkennen. Diese Destinationen sind im Hinblick auf Automobil-Events noch recht unbekannt. Neue und ausgefallene Orte wirken sich positiv auf das neue Produkt aus und die Hersteller können mit neuen Ideen ihre Gäste beeindrucken.

Optimal ist es, wenn unsere Kunden frühzeitig auf uns zukommen und uns bereits bei der Auswahl der Destination involvieren. Denn wir helfen bei den Indikationen, die wir erstellen, nicht nur z.B den Agenturen bei der Budgetplanung, sondern prüfen gleichzeitig die Machbarkeit hinsichtlich der oben genannten Faktoren. Hier gilt die Devise: Fragen kostet nichts!

Red.: Was empfiehlt sich für die Anreiselogistik bei großen Veranstaltungen eher, Charter oder Linie oder eine Kombination aus beiden Lösungen?

M. Hilchenbach: Wir prüfen alles durch. Grundsätzlich ergänzen sich beide Produkte hervorragend und bieten enorm viele Kombinationsmöglichkeiten, die jedes Produkt für sich nicht hat. Die Kombination aus Charter und Linie lohnt sich besonders dann, wenn je nach Gruppengröße auf ein kleineres Charterflugzeug zurückgegriffen werden kann und Überhänge via Linie reisen. Oder es handelt sich um eine sehr große Gruppe, bei der die Gäste von unterschiedlichen europäischen oder internationalen Abflughäfen zu einem Zielort gebracht werden müssen. Dann kann es sinnvoll sein, die Zubringerflüge zu einem zentralen Hub per Linie zu buchen. Weiter geht es dann gemeinsam per Charter zur entsprechenden Eventdestination.

Red.: Sind auch bei Linienflügen kostengünstige Gruppenlösungen möglich?

M. Hilchenbach:
 Selbstverständlich. Ab zehn Gästen gelten sie als Gruppe und erhalten einen Gruppentarif. Allerdings sind viele TMC´s und Reise-Implants auf Einzeltickets spezialisiert und arbeiten größtenteils mit Buchungssystemen wie Amadeus. Gruppentickets müssen sie in der Regel direkt bei der Airline anfragen.  Dies fällt aus dem Rahmen und bedeutet oftmals einen Rechercheaufwand, der recht zeitintensiv sein kann. Wir bei Air Partner übernehmen gerne die Recherche. Wir haben die Kontakte fast aller Gruppenabteilungen der Airlines weltweit im System und fragen Gruppentarife regelmässig an. Das geht schnell und unkompliziert. Die Buchungen überlassen wir gerne den Reisestellen, da wir nicht in Konkurrenz zu ihnen treten, sondern vielmehr als Dienstleister zur Verfügung stehen möchten. Oftmals führen wir die Buchungen dann doch selber durch, da Reisestellen somit keinen Extraaufwand haben.

Red.: Wer übernimmt bei Linienflügen zu Back-to-Back Veranstaltungen die Kontingentverwaltung und wer beantwortet die Fragen der Gäste?

M. Hilchenbach: Unsere Linienflugabteilung übernimmt bei sämtlichen Projekten die Kontingentverwaltung und Optimierung. Zum Service zählen auch die Erstellung von individuellen Reiseplänen mit Kunden- oder Veranstaltungslogo. Um das Anreisehandling komplett outsourcen zu können, buchen einige Kunden eine Hotline bei uns, die im Namen des Kunden rund um die Uhr sämtliche Fragen und Buchungswünsche der Gäste beantworten.

Red.: Welche zusätzlichen Air Partner Services werden am häufigsten in Anspruch genommen?

M. Hilchenbach: Unsere ServicePLUS Abteilung, als zuständige Abteilung für die Organisation der gebuchten Flüge, bietet grundsätzlich alles an, was in der Luftfahrt im Rahmen der Möglichkeiten geht. Sehr gefragt sind Gatebuffets und bedruckte Kopfpolsterschoner für die Flugzeugsitze. Wir organisieren jedoch auch auch immer häufiger aufwändigere Zusatzleistungen wie Off-Airport-Check-ins direkt im Hotel. Diese sind vor allem bei Großevents mit 10-20.000 Gästen ein wichtiger Faktor, um Abläufe effizienter zu gestalten. Schliesslich wollen die Ausrichter des Events ja möglichst viel Zeit für ihre Präsentation und das Rahmenprogramm haben und ihre Gäste nicht lange am Gepäckband oder beim Check-in am Flughafen stehen lassen.

Red.: Welche Projekte stehen aktuell auf der Tagesordnung bei Air Partner?

M. Hilchenbach: Für den Herbst dieses Jahres haben wir einige kleinere Presse- und Händlerevents für Automobilhersteller gebucht. So richtig los geht es dann wieder im Januar/Februar 2017. Hier liegen aktuell Projekte mit insgesamt über 20.000 Passagieren auf dem Tisch.